¿Cómo automatizar tu negocio?

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Hoy en día automatizar un negocio está en boca de todos.

Es más, es algo obligado si quieres ser competitivo, sobre todo si te dedicas a servicios B2B.

Esto es lo que te vas a llevar de este post:

El porqué debes automatizar tu negocio.

Y qué errores debes evitar para conseguir la meta de la automatización: mejorar la productividad de tu empresa.

¿Cómo sabes que debes automatizar tu negocio?

Recientemente hemos realizado un proyecto que lo estamos haciendo crecer mes tras mes. tanto que, al final de cada mes, cuando teníamos que contabilizar todos los clientes potenciales, eran más de dos días de trabajo. 

No solo eso, si no que el propio cliente se ha veía en la necesidad de contratar más personal para atender los leads que vamos recogiendo a través de la web y las redes sociales.

Con estas situaciones ya nos encontramos con varias situaciones que nos hicieron saltar las alarmas.

      • – No éramos eficientes
      • –  El coste del cliente se iba a disparar
      • – El tiempo dedicado a recopilar datos bloqueaba la toma de decisiones

Nos encontramos con estas primeras barrera.

Pero no solo eso, el nivel de error en la gestión a mano era muy grande

Primero porque el proceso se seguía haciendo manual dentro de la empresa, segundo porque teníamos tanta información creciendo tan rápidamente que parecía imposible tratarla adecuadamente. 

Nos sentamos con el dueño del negocio y le propusimos un plan para automatizar el negocio.

En este post, desde nuestra experiencia, te vamos a explicar cómo automatizar tu negocio y sus ventajas.

¿5 razones por qué debes automatizar tu negocio?

1. Ahorro de costes: Hay tareas tediosas que ocupan mucho tiempo. Probablemente tengas más de una persona haciendo tareas que te podrías ahorrar, y enfocar a esa persona a temas más productivos.

2. Calidad del trabajo: “Si funciona ¿por qué lo vamos cambiar?” cuántas veces has dicho u oído esto. Efectivamente lo que bien está no lo toques. Pero, ¿sabes cómo mejorarlo? o si hay algo bien, ¿por qué no mirar todo aquello que no funciona? Seguramente un proceso de automatización te ayudará a conseguirlo.

3. Te ayuda a escalar tu negocio: “Ya no podemos atender más clientes” ¿bendito problema verdad? ¿Y si te planteas automatizar tu negocio en todas aquellas tareas que no requieran un trabajo intenso de atención?. Seguramente podrás escalar tu negocio de manera eficaz.

4. Mejoras el retorno de inversión: Tus acciones de marketing cada vez son más complejas y recoges información de multitud de canales: email marketing, llamadas, mails comerciales, redes sociales, web, blog. El proceso de automatización te permite aunar todo en un único documento para tomar decisiones más rápidas y ágiles en tu negocio.

5.Mejora la satisfacción de tus clientes: Una persona en twitter te ha mandado una queja o una duda, pero el día te ha comido, y han pasado los días y no le has contestado. Con un buen proceso de automatización esa persona hubiera tenido una respuesta al momento porque solo necesitaba saber el horario de oficina.

Una vez identificados los motivos de por qué debes automatizar procesos. También hay que tener en cuenta los contras 

¿Donde puede haber problemas con un proceso de Automatización? 

Automatizar procesos soluciona y mejora enormemente tu negocio. Cuestiones como la eficiencia de las personas, mejora de los procesos, apertura de nuevas vías de negocio, mejora la relación con los clientes, son algunas de las bondades de los procesos de automatización.

Sin embargo, no siempre eso es viable ni soluciona todos los problemas.

Como cualquier proceso, la automatización también requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Automatizar sin estas etapas, puede llevar a muchas frustraciones internas, con colaboradores y socios.

Empezar con los procesos más simples o con baja frecuencia de ejecución, muchas veces son buenos candidatos para automación.

Estos pequeños procesos, que no requieran de una gran inversión pueden ayudar a tener una visión más clara y tangible de las ventajas de un proceso de automatización de los negocios. Empezar la casa por el tejado siempre es garantía de problemas..

También existen situaciones en que la inversión para automación puede exceder los beneficios. Es preciso evaluar bien los procesos, pues en esos casos, si no hay un retorno claro y cuantificable, mejor pensar muy bien si es necesaria o no la automatización. 

Si no hay una correcta planificación, en algunos casos, la automación crea barreras para los clientes o los empleados. En lugar de facilitar, acaba sembrando la decepción. En esos casos, también es necesario evaluar hasta qué punto es interesante automatizar un proceso.

¿Cómo automatizar tu negocio?

Muchas veces por ti solo es difícil saber cómo hacerlo, tu árbol no te deja ver el bosque.

Es decir, el día a día te come y no hay tiempo material para ponerse a ello. 

A todos nos pasa que normalmente nos ponemos a trabajar en el final, pero si todo el proceso no está entendido, conseguir un proceso de automatización será muy complicado.

En este caso necesitábamos una solución ágil, hasta que pudimos concluir que Zapier es el mejor aliado en el diseño del proceso de automatización. Nos llevó meses de pruebas con herramientas, procesos y suposiciones. 

Además, nos encontrábamos con la situación que no queríamos cambiar demasiado las rutinas de la empresa, porque seguramente, no utilizarían el sistema que propusimos.

El reto consistía en automatizar todo el proceso de gestión de clientes potenciales, desde la captación, hasta la entrega del cliente potencial filtrado por una serie de variables fundamentales para optimizar el tiempo de los comerciales.

 (En la imagen puedes ver un ejemplo de estrategia del proceso de automatización )

Cómo automatizar tu negocio

Por eso la elección de las herramientas adecuadas nos permite automatizar el proceso.

 

Insisto, antes de meterte en comprar o, imponer cualquier cosa que has leído, piensa desde el punto de vista estratégico. Debes responderte a las siguientes cuestiones

  1. ¿Qué quieres que solucione tu proceso de automatización? 
  2. ¿Qué tareas son aquellas que ralentizan tu negocio y se pueden automatizar? 
  3. ¿Qué sistema es susceptible de cambiar y como es la rutina para no cambiar el paso de todo el negocio?

Sin lugar a duda, Zapier nos permitió solucionar en una primera instancia todas estas cuestiones, ya que nos permitió integrar y diseñar el workflow completo de nuestros cliente. Es más, con toda esa información nuestro cliente ha dado un paso más, y está empezando a monetizar gracias al proceso de automatización que diseñamos.

¿Por qué contar con Hubspot para automatizar tu negocio?

Todo este proceso nos permitió solucionar dos problemas, que nuestros cliente no incurriera en más costes, y nuestro trabajo fuera más eficiente.

El aprendizaje de los procesos requiere un esfuerzo de todos, esto nos permitió crecer mucho más rápido de lo que nos imaginábamos.

Tanto es así que ya la gestión requería más funcionalidades de servicio para poder escalar las ventas y la gestión del día a día.

En ese momento ya necesitábamos algo más consistente que la integración de Zapier con Google Sheets.

Si la prioridad de tu negocio es el crecimiento de tu negocio y escalarlo, implementar un Software CRM es algo que tarde o temprano debes de hacer. 

Siempre empezando con pasos de aprendizajes previos tal y como he ido contando a lo largo de este post.

Tal y como hemos visto, para las empresas de todos los tamaños, las hojas de cálculo y el mantenimiento manual de registros pertenecen a la fase de aprendizaje de la automatización del negocio. 

Las funciones del software de automatización de marketing que necesitaba nuestro cliente a la hora de escalar, y que valen para cualquier tipo de empresa, las encontramos todas juntas dentro del Software CRM de Hubspot.

Funciones tales como:

  • Nutrición de leads (Lead Nurturing): el software debe ayudar a gestionar la entrega de contenido a los leads adecuados en el momento adecuado. Al crear una campaña automatizada enfocada en leads, puedes usar tu CRM para enviar correos electrónicos programados desde el momento en que un lead lo registras en tu sistema de automatización.

  • Entrega freemium: Cuando configuras una automatización, no tienes que enviar contenido manualmente a los leads; tu software CRM lo hace por ti e inicia el proceso de desarrollo de leads automáticamente. Y el coste no debe ser condición para bloquear esta necesidad tan clave en cualquier empresa que quiera automatizar su gestión de contacto. En Hubspot encontramos planes a medida de nuestros clientes.

  • Flujos de trabajo personalizados: el software de Hubspot también te permite crear flujos de trabajo específicos que respalden las campañas de marketing y personalizarlas fácilmente para adaptarse a la audiencia y el producto que ofrezcas.

  • Análisis de campañas: finalmente,  periódicamente los datos que muestran el rendimiento de cada acción programada.

¿Quieres que evaluemos el proceso de automatización que estás pensando?. Ponte en contacto con Miqo, y tendrás una reunión de una hora sin compromiso alguno.


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