¿Cómo automatizar una empresa con Hubspot?

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Automatizar una empresa, es parte del proceso que se necesita para poder ser competitivo hoy en día.

Vale, tal vez no te estoy descubriendo nada nuevo.

Pero si te pregunto ¿Cómo automatizar una empresa desde cero? 

O mejor aún ¿Cómo y por qué con Hubspot puedes automatizar una empresa?

 A lo mejor ya no tienes tantas respuestas.

Todas estas respuestas las voy a despejar en este post.

¿Qué significa automatizar una empresa?

Automatizar una empresa, de momento, no significa poner un robot y que te haga un café.

Ni quitar a todos los empleados de en medio de un plumazo para poner robots.

Tampoco automatizar una empresa significa poner una tablet para hacer que tus clientes vayan hasta la oficina a firmar sobre la propia tablet.

Automatizar una empresa significa optimizar recursos tanto humanos como materiales gracias a la tecnología. Ni más ni menos.

Tienes dos opciones, o intentar aumentar las ventas poniendo más y más recursos, con lo cual tus costes se disparan, o escalar tus ventas a partir de un sistema que te permita optimizar los costes, y por ejemplo internacionalizar tu empresa, con una hoja de ruta muy bien definida.

Si estás en el primer caso, empieza a virar para crear un sistema que te permita escalar. 

¿Cuántas empresas habrán cerrado porque un gran cliente se ha ido y no hubo margen de maniobra para atraer otro cliente?

Sin embargo, poder saber cuántas ventas pueden llegar en los próximos meses y saber anticiparse es el culmen para cualquier empresa. Esta situación es posible gracias a  la automatización.

¿Cuándo automatizar una empresa?

No todo el mundo está dispuesto, o capacitado, para dar este paso.

La mentalidad de la automatización pasa por tomar conciencia de cómo hacerlo.

En el momento que te das cuenta que:

      • – Tus costes por cliente se disparan
      • – Las debilidades a la hora de vender frente a un distribuidor aumenta.
      • – Las ventas se resienten porque tienes que estar vendiendo sobre coste.
      • – La internacionalización de tu empresa es un sueño roto, porque con tus recursos no puedes abordar más frentes.
      • – La cantidad de datos que manejáis en tu empresa, o bien se pierden, o ralentizan el día a día.

En cualquiera de estos  momentos hay que pensar en que la automatización puede ser un gran revulsivo.

¡Pero ojo! No siempre será posible que automatices todos los procesos de tu empresa al mismo tiempo, o bien por los costes que puede suponer, o por el tamaño de tu empresa, o por la curva de aprendizaje que se requiere por parte de tus empleados.  

Para evitar estas situaciones, es importante conocer cuáles son los indicadores sobre cuál es el proceso concreto que debes automatizar.

Estos indicadores pueden ser de negocio, pero hay otro más importante el de las personas.

La transformación digital no empieza en la tecnología, sino en la actitud y en la predisposición de los equipos en dar el salto hacia la automatización de procesos. 

Si sientes que estás así, es que es el momento de dar el paso para automatizar tu empresa.

 

¿Estás pensando en contratar un CRM?

Con esta guía descubrirás lo que necesitas saber antes de comprar el CRM de Hubspot.

Miqo

¿Por qué automatizar una empresa?

Voy a intentar ser muy claro con mi propia experiencia tanto interna como de clientes con los que me he sentado a lo largo del tiempo. Me he dado cuenta que no soy ningún bicho raro. Confío que tú tampoco lo sientas.

Seguro que has pasado, y/o pensado, por alguna de estas situaciones:

      1. Automatizar una empresa es carísimo.
      2. ¿Por qué automatizar si luego no se utiliza ni un 10% de la tecnología?
      3. No tengo tiempo de pensar en un CRM, o en qué tecnología necesita mi empresa.
      4. Mi equipo de ventas no vende más porque estamos en crisis.
      5. Los de Marketing no entiendo lo que hacen, pero con los datos que me traen parece que funciona.
      6. El tiempo de aprendizaje de la automatización no puede ser eterno, ni aburrido, ni cambiar el paso de toda una rutina que llevan años realizando en mi empresa.

Por todos estos estados he pasado en diferentes etapas de mi carrera y seguro que en algún momento tú también.

Cada vez que terminaba un proyecto tenía que pasar constantemente la famosa travesía del desierto. Es decir, que cada vez que un cliente se iba empezaba de cero. 

El desgaste que supone empezar de cero cada mes para una empresa genera fricciones que necesitaba minimizar al máximo.

Pero no solo eso, es que cada día veía que mi competencia seguía creciendo mientras tenía la sensación que seguía en el mismo punto de partida sin haber dado un paso hacia delante.

¿Algo más podía pasar? Sí, claro, que cuando me armaba de valor y empezaba a automatizar los procesos se me hacía bola y lo dejaba todo para lo último.

¿Entonces por qué empecé a automatizar los procesos?

      1. Quería que mi empresa fuera más competitiva.
      2. El tiempo de aprendizaje de una persona dentro de la empresa tenía que ser prácticamente inmediato.
      3. Cuándo alguien se registraba en la web o pedía más información no podía dejar que pasara una semana sin contactar con alguien interesado en nuestra oferta.
      4. Crecer no es sinónimo de aumentar en costes ilimitados.
 

Todos estos pasos son los motivos de por qué me llevaron a automatizar Miqo, y el porqué ayudamos a nuestros clientes a conseguirlo.

Con este paso tan trascendental muchos de los recursos de la empresa te van quedan liberados para dar el paso de la internacionalización de tu empresa, sin que sea un sueño incumplido.

La internacionalización es clave para escalar en cualquier empresa.

¿Cómo automatizar las ventas y el Marketing con Hubspot?

La verdad es que pasara por dónde pasara Hubspot siempre estaba ahí durante toda el proceso de toma de decisión. Y la verdad que fue bastante largo este periodo.

Antes de tomar la decisión hice tres ejercicios antes:

  1. Dibujar un proceso de ventas
  2. Probar todas las herramientas posibles antes de dar el salto a Hubspot.
  3. Asumir que la forma de trabajar cambiaría radicalmente y el periodo de aprendizaje tenía que ser rápido y muy natural.

Cómo dibujar un proceso de automatización de ventas.

El proceso de ventas, permite identificar todas las acciones de marketing que necesitan para atraer clientes potenciales y convertirles en clientes reales. 

A partir del aprendizaje es más sencillo adaptarse a medida de cada proyecto y necesidad.

Una vez identificadas las necesidades en hoja y papel  es más sencillo alineare integrar a todos los equipos en la propia transformación. Aceptar el compromiso de todo el equipo es clave para la automatización de tu negocio. 

Una vez que tienes todo el esquema en papel y boli lo pasas a un diagrama como este, donde ves la implicación de cada miembro del equipo en tareas muy específicas.

Cómo elegir CRM_Miqo

Gracias al diseño previo del proceso de automatización puedes detectar también que tecnologías puedes ir incorporando desde las más económicas como puede ser Google Sheet e ir incrementando la contratación de servicios adaptándolo a la curva de aprendizaje que te da el propio día a día. 

En nuestro caso empezamos por Zapier integrando diferentes escenarios de captación de leads y recogiendo los datos según la calidad del lead.

Este paso nos permitió encontrar una nueva dimensión en el proceso de automatización de la estrategia de Marketing. Ya que con menos recursos pudimos gestionar entorno a 5.000 leads mensuales para un cliente y clasificarlos por categorías sin intervención humana.

A partir del aprendizaje, claro, siempre se quiere más. 

Ya no basta con ordenar las solicitudes que entraban a través de los formularios (leads), sino también hacer un seguimiento pormenorizado del estado de cada Lead, en tiempo y forma.

En ese momento ví que elegir un CRM para aumentar las ventas era clave para poder escalar la demanda de nuestros clientes.

¿En qué ayuda Hubspot para automatizar una empresa? 

1) Te ayuda a aumentar tu tráfico web.

Hubspot aporta una serie de servicios dentro de su solución de Marketing que es evidente que su uso aporta un extra para mejorar la calidad del tráfico de tu web

  • Buyer persona. Hubspot lo sabe, y tú también deberías, alinear a todas las personas de tu equipo en poner en contexto tu contenido es clave para aumentar el rendimiento de tus publicaciones. Con Hubspot tienes la oportunidad de diseñar tu Buyer Persona. 
  • Software de blog. Hubspot te da la opción de tener todos tus servicios de publicación a mano y la solución de editor y publicación de contenidos (CMS) no va a ser menos.
  • Software de SEO. Una herramienta dedicada a posicionar en los primeros puestos de los resultados de búsqueda y superar a tus competidores, creando autoridad para los temas relevantes en torno a tu marca.
  • Software de redes sociales. Te permite conectar con las personas importantes para tu negocio y no dejar que se escape ninguna interacción social relevante.
  • Temáticas y subtemáticas. El SEO es clave para que tu empresa pueda crecer de manera orgánica y para posicionar en otros países. Tienes la opción de organizar tus temáticas y subtemáticas para que el rendimiento de tu contenido sea el que te mereces.

 2) Captación de leads y herramientas

Hubspot te ayuda a mejorar tus procesos de ventas a través de:

  • Landing pages. Las páginas de aterrizaje son donde tus usuarios van a convertirse de visitantes en leads. Esta funcionalidad siempre está pensada para aumentar la conversión.
  • Call-to-actions (CTA). Las llamadas a la acción son un elemento imprescindible de la captación de leads y uno de los primeros que debemos pensar en optimizar, Hubspot lo sabe y por eso te ofrece la opción de personalizar los botones de llamada a la acción al máximo.
  • Formularios. Los formularios es el primer paso para cualificar tus contactos. Hubspot te permite diseñar formularios inteligentes y a medida ya sea integrados o en formato pop-up.

3) Contactar con oportunidades de ventas

Después de la captación de leads, llega la hora de automatizar tus ventas. Estas son algunas cosas que puedes hacer con su software:

  • Monitorizar a tus clientes potenciales desde que se convierten en leads y ver qué hacen en tu sitio web en tiempo real. También puedes configurar notificaciones para tu equipo cuando un contacto realiza una acción determinada.
  • Hacer un seguimiento de los emails. Dado que sabes lo que te está ocurriendo en tiempo real, puedes enviar correos a tus contactos en el momento perfecto, saber cuándo abren tus emails y definir tareas posteriores al envío del email.
Aquí tienes un ejemplo de un email integrado con Hubspot.
Automatización de una empresa con Hubspot_Miqo
  • Usar plantillas para crear emails de venta. El envío manual de emails supone una gran pérdida de tiempo y recursos. Por eso, Hubspot te permite crear plantillas personalizadas que puedes optimizar y compartir con tu equipo.
  • Llamar a tus leads potenciales. Puedes llamar a los posibles clientes directamente desde Hubspot, grabar las llamadas y dejarlas registradas en el CRM.
  • Programar emails. Con Hubspot, puedes programar fácilmente tus emails de venta directamente desde Gmail y enviarlos de manera automática en el momento adecuado.

 4) Cerrar y administrar las oportunidades de venta

Aquí tienes un montón de herramientas dedicadas a agilizar este proceso:

  • Seguimiento de documentos. Puedes crear una biblioteca centralizada para todo tu equipo, de manera que puedan acceder fácilmente a los documentos que necesitan.
  • Programación de reuniones. Una de las tareas más engorrosas del proceso de ventas es organizar reuniones con los clientes potenciales, pero Hubspot simplifica el proceso de programación y evita las múltiples comunicaciones del método tradicional.
  • Automatización de ventas. Para configurar secuencias de correos electrónicos con solo unos pocos pasos.
  • Gestión de oportunidades de ventas. Aquí puedes completar las actividades de ventas, consultar los registros detallados de contactos y empresas y consultar el historial de comunicaciones desde un único lugar.
  • Gestión del pipeline. Por último, esta herramienta te permite añadir transacciones, asignar tareas y monitorizar tu progreso para que no se te escape ni una sola oportunidad.

 

5) Múltiples funciones centralizadas en una sola herramienta

Con Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub, tienes las funciones de marketing, ventas y atención al cliente centralizadas en un solo sitio. No tienes que perder el tiempo pasando entre diferentes herramientas y además podrás hacer un seguimiento de todo lo que está pasando en diferentes puntos del proceso.

Si tienes que gestionar diferentes herramientas y páginas, vas perdiendo tiempo, contenido y trazabilidad al cambiar entre ellas.

En cambio, con Hubspot puedes saber de manera sencilla qué artículo ha leído un contacto, qué acciones ha llevado a cabo en tu web o a dónde ha llegado. 

Conclusiones

Automatizar una empresa es clave si quieres escalar. Pero antes de empezar debes detectar si estás en el momento de dar el paso tu y tu equipo.

Este paso no se da de la noche a la mañana, por eso detectar aquellos procesos de automatización susceptibles de disminuir los errores y los costes de tu empresa es clave.

A partir del aprendizaje del uso de herramientas de automatización llegué a la conclusión que Hubspot es la mejor opción para automatizar los procesos de marketing y ventas tanto para Miqo como para nuestros clientes.

Si quieres dar el paso o al menos descubrir si estas en el momento adecuado de automatizar tu empresa, ponte en contacto con Miqo.


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