¿Por qué automatizar los procesos de mi empresa?

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Automatizar procesos en la empresa puede parecer que está de moda. 

¿De verdad crees que tu empresa no necesita automatizar ningún proceso?

Según McKinsey, el 45% de los procesos de tu empresa ya pueden ser automatizados. 

Ya hay alguna tecnología preparada para desarrollar todos estos procesos que tal vez tengas en mente y no sepas por dónde empezar.

También este estudio de McKinsey razona por qué el 20% del tiempo los CEO de empresas pequeñas y medianas se podrían liberar gracias a la automatización.

En Statista ya en 2017, mira que ha llovido e incluso ha habido una pandemia, se hablaba que el 52% de los directivos pensaban que mejoraba la operativa de cualquier empresa gracias a la automatización de procesos.

Si, tal vez sean datos irrelevantes para tu momento.

Pero está claro que estás en un momento de investigación sobre la automatización.

Ya sé que cada dos por tres aparece encima de tu mesa este asunto: si automatizamos los procesos de la empresa podríamos afrontar el asunto mejor.

Y ya que estás aquí no te voy a defraudar.

Empezamos.

¿Por qué automatizar los procesos de mi empresa?

Seguramente te viene a la cabeza cuando hablas de estos temas de una imagen de brazos robóticos fabricando un coche. O incluso de Charles Chaplin apretando tuercas en Tiempos Modernos.

De lo que estamos hablando sobre automatización está muy lejos de esa realidad.

Para empezar ya no trabajamos en una cadena de montaje. Trabajamos en servicios. 

Tanto tu cómo yo vendemos servicios B2B.

¿Esto qué significa?

Que nuestros clientes necesitan mucho tiempo para pasar de un estadio a otro en tu Funnel de ventas B2B.

No porque ellos no crean en tu oferta, no. Si no que son muchos intervinientes tomando decisiones.

Pero no solo son las decisiones demasiado premeditadas. Es que también cualquier empresa puede ser tu competidor.

Un banco puede ser un competidor directo o Facebook, o una StartUp de 4 personas.

¿Crees que tú conoces a todos tus competidores? 

Cualquiera que atienda el problema de tu cliente puede ser tu competencia.

¿Qué tiene que ver esto con la automatización?

¿Por qué se automatizan los procesos? 

La automatización de procesos reduce el tiempo de tu equipo a realizar cualquier tarea.

La automatización no solo garantiza que la operativa de una empresa funcione de manera eficiente, sino que también elimina los errores y los olvidos que conlleva cualquier tarea rutinaria.

¿No es suficiente?

Como te comentaba, la toma de decisiones de tus clientes potenciales B2B es siempre lenta y, por supuesto, impredecible.

Que no estés en el momento de tomar la decisión significa que se decantarán por el proveedor que sientan que más cerca esté a la hora de tomar dicha decisión.

Efectivamente con un buen proceso de automatización tus clientes potenciales siempre sentirán que estás cerca de ellos.

Ya no te cuento si hablamos de internacionalización dónde la distancia cada vez es más cercana entre un cliente a 10 kilómetros que a 10.000. En este sentido el esfuerzo reside en que esa cercanía la tengan también en su propio huso horario.

No siempre vas a poder llamarles en el momento que ellos te necesiten. 

Por todas estas razones de peso, la automatización es clave en tu empresa.

Qué proceso automatizar en la empresa_Miqo

¿Vas viendo un poco de luz? Bien, pero, ¿dónde empiezas a automatizar tu empresa?

¿Qué es necesario para automatizar los procesos de tu empresa?

Identifica todos los procesos de tu empresa.

A veces no nos damos cuenta de la cantidad ingente de documentación que tratamos. 

Pero, no solo eso, si no el tiempo que nos dedicamos a buscar una plantilla, un archivo o lo que sea que justo en ese momento lo necesitamos.

O incluso, seguro que te ha pasado, que ves un documento que está utilizando alguien de tu equipo y te echas las manos a la cabeza de ¿por qué está utilizando ese documento?

¿Te identificas verdad? A mí me pasa todos los días, a pesar de ser un obsesionado por los procesos y de la documentación de Miqo.

Pero, no solo eso, vamos un paso más allá, son requisitos que si quieres estar cerca de tus clientes lo necesitas.

    1. Cuando alguien se pone en contacto contigo a través de tu web. ¿Recibe algún tipo de mensaje automático? ¿Registras en algún CRM quién se ha puesto en contacto contigo?
    2. Alguien ha programado una reunión contigo. ¿Vas a ciegas a la reunión? Esa persona que está investigando una solución a su problema ya tiene todo el material previo para identificar cómo le puedes ayudar. Pero ¿y tú?¿Vas a ciegas?
    3. Necesitas datos para tomar decisiones. ¿Tienes identificada qué información necesitas puntualmente y/o periódicamente para tomar decisiones? Lo vas dejando de lado porque es un tiempo enorme el que te lleva recabar la información, ¿verdad?
    4. Tus clientes no saben en qué estás trabajando y te cuesta horrores transmitir los resultados que van teniendo contigo, ¿correcto?
  1. ¿Qué es necesario para automatizar los procesos de tu empresa?_Miqo

Todos estos puntos,  junto con tener automatizada la información de tareas que tiene que realizar tu equipo al día, a la semana y al mes es algo clave si quieres escalar tu negocio.

Medir los tiempos dedicados a cada tarea.

¿Cuánto tiempo te lleva cada tarea? No lo sabes, ¿verdad? 

Si alguien te pide contratar un servicio o una persona para atender una serie de tareas, ¿cómo vas a poder evaluar si debes invertir en eso si no lo mides?

Para ser rentable mide qué tareas son las más rutinarias y las que están robando más tiempo a tu equipo.

Analizar cada uno de los  procesos.

Esto es como poco lo que necesitas: 

Cómo elegir CRM_Miqo

Revisa todos los procesos que tienes internos y en relación con tus clientes. De esta manera podrás conseguir saber qué recursos tienes, y cuales debes destinar en cada caso para que todo fluya como realmente quieres.

Hacer todo este trabajo por ti mismo va a ser imposible. E incluso si lo consigues tendrás varios puntos de bloqueo o de mejora que se te escapan.

Para salir adelante necesitas contar con alguien externo. 

Contratar a alguien de fuera no es solo porque pueda hacerlo mejor que tú. Si no porque te hará las preguntas adecuadas que te permitirá tener una perspectiva completa de tus procesos.

Tener una visión externa es fundamental para tener otra perspectiva de tu empresa.

¿Estás pensando en vender B2B en otros países?

Descarga la guía: «¿Cómo escalar las ventas B2B en otros países?»

ventas b2b

 

8 Ventajas de automatizar procesos de tu empresa.

Reducción del tiempo.

A través de la automatización de tus procesos puedes programar diferentes actividades en un día para todo el mes, desde acciones sencillas como tener todas las publicaciones de tus redes sociales programadas para el mes hasta tener reportes para tus clientes al instante sin intervención humana.

¿Qué herramientas puedes utilizar?

Como automatizar procesos_Miqo

 

Optimizar los recursos.

La automatización de procesos te permite gestionar a tu equipo y a ti de manera eficiente todos los recursos liberando de las tareas más tediosas.

De esta manera la contratación de personal no será solo pensando en cubrir tareas mecánicas, si no en aportar soluciones más complejas que tu mercado te exige cada día más.

Internacionalizar hace tan solo dos años atrás era prácticamente impensable para una empresa pequeña y mediana. 

Hoy gracias a la automatización desde tu casa puedes crear tareas para que tus clientes potenciales del otro lado del mundo puedas atenderlos sin contratar más recursos.

¿Qué herramientas puedes utilizar?

Menos probabilidades de equivocarse o tener fallos.

No te pasa que estás escribiendo un email y te entra una llamada y ya no sabes por dónde ibas. Cada día somos más multitarea y, aunque parezca muy productivo, es, cuanto menos, ineficiente.

Cuando las tareas son muy rutinarias la equivocación está al orden del día. Más si hablamos de las constantes interrupciones que podemos tener.

En el caso de automatizar procesos todas esas tareas más rutinarias tienes un control absoluto de esos posibles errores por intentar hacerlo a mano cada vez.

Ventaja competitiva.

Si hablamos de internacionalizar empresas, la automatización de procesos es clave porque la agilidad de tomar decisiones será clave para la apertura de otro mercado.

Tres claves fundamentales para internacionalizar una empresa son:

    1. Tener un Producto Mínimo Viable adaptado al mercado local.
    2. Contar con un partner local que te ayude a controlar los por menores de ese país.
    3. Vender a través de LinkedIn.

En todos estos casos recoger datos de clientes, leads y prospectos de manera automatizada te hace tener una ventaja competitiva muy por encima de tu competencia. 

Incluso, conseguirás que tus competidores te tengan muy en cuenta a la hora de hacer las cosas.

Mejora el trabajo entre los equipos de cada país.

Una de las claves de la internacionalización de una empresa es tener un Producto Mínimo Viable validado. Es decir, tener todo el proceso de gestión funcionando para después poder escalar a otros países.

Si todos los procesos los tienes automatizados, escalar y trabajar con un mismo método en diferentes países cómo si estuvieseis todos en la misma oficina es clave.

Por tanto, los procesos de automatización una vez que ya están a pleno rendimiento favorece escalar tu empresa hacia otros países.

Un mayor control de los resultados.

¿Cuál es el tráfico web que has tenido este mes respecto al mes anterior?

¿El SSI de tu perfil de LinkedIn ha aumentado, o disminuido, respecto al trimestre anterior?

¿Cuántos emails a clientes potenciales has enviado este mes y cuántos han respondido?

Preguntas como estas deberían tener respuestas inmediatas porque son las que te permiten tomar decisiones ágiles y trascendentales para el devenir de tu empresa.

Si no automatizas los resultados que tienes en tus diferentes canales ,¿cómo vas a tomar decisiones ágiles?

Colaboración.

Marketing y ventas siempre han parecido que han estado reñidos. Pero, hoy por hoy, el trabajo en conjunto entre marketing y ventas tiene cada vez más razón de ser.

Unos saben de atraer clientes, mientras que otros saben de cerrar ventas, pero… el marketing está atrayendo los clientes que realmente necesitan ventas.

Trabajar en conjunto hacia la cualificación del prospecto es clave para tener un sistema de ventas eficaz, esto solo se consigue automatizando procesos en los que la atracción y cierre de ventas vayan de la mano.

La integración con un CRM tipo Hubspot será la clave para que tus leads más valiosos no se te escapen, y puedas estar siempre cerca de esos clientes que no sabes cuando van a decidir contratarte, tal y cómo hemos comentado anteriormente.

Aumento del nivel de satisfacción del cliente.

Si alguien te hace una consulta en tu web y son las 3 de la mañana, bien porque el cliente padece insomnio o porque está en otra latitud, se puede encontrar en dos escenarios

    1. Que recibas un email, respondas en algún momento y sin cualificarlo tengas una reunión una semana después de ponerse en contacto por primera vez.
    2. Qué nada más recibas un email, tu cliente reciba una respuesta con contenido programado y de educación hacia el cliente interesado. Y que, además, reciba un enlace a tu agenda. Si sumas, mientras llega el día de la cita, algún que otro contenido extra en el que ya sepas que necesita tu cliente antes de la reunión, pues..

¿En qué escenario consideras que el cliente puede tenerte en cuenta a la hora de contratar tus servicios? ¿Fácil verdad?

Ya tienes claro por qué debes automatizar tus procesos, ¿verdad?

Una cosa más.

5 consejos para automatizar tus procesos con éxito.

1. Revisa tus objetivos antes de automatizar tu proceso actual.

Una vez que se da el paso para automatizar los procesos es muy habitual proceder de manera indiscriminada e incluso comprar la licencia de Software más cara.

Antes de tirar la casa por la ventana ve con cautela, revisa todos los objetivos y que pretendes conseguir con la automatización.

Todo tiene un proceso de aprendizaje, procura no cambiar drásticamente las rutinas para evitar que la automatización sea un problema en vez de una solución.

Ventajas de automatizar una empresa_Miqo

2. Procura integrar las automatizaciones a tu plan de marketing digital.

Cuando hablamos de clientes B2B el contenido tiene más relevancia si cabe. 

La automatización de tu empresa debe favorecer la comunicación con tus clientes y promover acciones donde según su etapa de decisión le ofrezcas acciones acordes a su momento de compra.

3. Olvídate de los mensajes genéricos.

Si algo te debes obligar a hacer con tus clientes actuales y con los potenciales es ser relevante. La automatización te permite identificar quién es quién y, por tanto,  personalizar las comunicaciones. Si eres irrelevante con contenido genérico terminarás en la bandeja de spam o lo que es peor que te borren de sus preferencias.

4. Envía contenido específico y bien dirigido a una audiencia limitada.

Ofrece contenido a las personas que lo están buscando. Ponte en los pies de tus clientes por un instante.

Te has descargado una información y recibes un par de días después un contenido que nada tiene que ver con lo que te has descargado.

¿Quieres realmente impactar en tus clientes potenciales?

Sería mucho más probable que te compren cuando ofreces contenido que responda a sus preguntas. Con la automatización puedes hacer esto exactamente.

5. Siempre ten presentes a tus clientes actuales.

Es muy habitual poner el esfuerzo en las ventas nuevas, sobre todo cuando los directivos tienen la venta dentro del ADN.

Sin embargo, los clientes actuales son siempre los que más afinidad tienen con tu empresa, por razones obvias.

Las acciones automatizadas para tus clientes recurrentes siempre serán más eficaces que otras. 

Conclusión.

La automatización de procesos es una de las industrias con mayor crecimiento ya antes de la pandemia. Por tanto, no, la automatización no es una moda pasajera.

Si no entras en el mundo de la automatización te perderás situaciones como:

    1. La eficiencia, necesitarás recursos para tratar tareas mecánicas que realmente son un coste extra y no un beneficio.
    2. Atender a tus clientes desde cualquier lugar del mundo.
    3. Estar disponible en el momento incierto de la toma de decisiones en el mundo B2B.

Para automatizar tus procesos debes analizar, mejor con un consultor externo, todos los procesos que tienes en la actualidad. De esta manera, con una perspectiva más amplia, podrás identificar qué procesos debes automatizar y qué otros deben esperar.

Respecto a herramientas, no contrates el software más grande si no el que te ayuda a sacar las tareas más rutinarias primero y a partir del aprendizaje ir incorporando nuevas acciones.

Está claro que si quieres vender en otros países, escalar tu negocio o “simplemente” ser competitivo hoy en día debes de dar el salto si o si a la automatización de procesos.

¿Quieres que revisemos tus procesos sin compromiso alguno? Contacta ahora con Miqo.

Por qué automatizar procesos_Miqo

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